籌辦過(guò)年會(huì)的人都知道，從年會(huì)的前期策劃到現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行，是一個(gè)不斷生產(chǎn)麻煩、解決麻煩的過(guò)程。面對(duì)預(yù)知或突發(fā)的各種大小麻煩，有效的應(yīng)對(duì)方式無(wú)疑是項(xiàng)目順利執(zhí)行的關(guān)鍵和保證。根據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)查和采訪，匯總整理出來(lái)的年會(huì)從業(yè)人員最怕遇到的十種麻煩和相應(yīng)的有效應(yīng)對(duì)方式，供大家參考：

1、部門分類不清，致使職責(zé)不明，管理混亂

無(wú)論公司年會(huì)的規(guī)模大小，從部門劃分的角度，通常會(huì)分為策劃部、節(jié)目部、執(zhí)行部、搭建部、內(nèi)容制作部和接待部六個(gè)基礎(chǔ)部門。

2、年會(huì)策劃不知道從哪里下手

對(duì)于自己團(tuán)隊(duì)進(jìn)行團(tuán)隊(duì)策劃的情況，通常要先敲定年會(huì)的主題和基調(diào)，比如說(shuō)以“感謝”為主題，以“溫馨”為基調(diào)，從而開展下面的頭腦風(fēng)暴。對(duì)于外包的情況，要制定brief，說(shuō)明自己的要求和希望達(dá)到的效果，聯(lián)系能夠?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為實(shí)現(xiàn)的執(zhí)行策劃團(tuán)隊(duì)。

3、想的創(chuàng)意找不出與自己公司的結(jié)合點(diǎn)

一場(chǎng)“與自己無(wú)關(guān)”的年會(huì)，通常不會(huì)獲得很好的效果，當(dāng)創(chuàng)意不能為自己的公司特色服務(wù)時(shí)，舍棄它，創(chuàng)意有很多，但公司要突出的特色和訴求卻是不可輕易更改的。

4、不知道一個(gè)節(jié)目的想法如何實(shí)現(xiàn)，需要花多少錢

這種情況下，當(dāng)經(jīng)費(fèi)允許，最直接的解決辦法就是將節(jié)目外包，懂得利用各種資源才能提高效率。但若沒(méi)有經(jīng)費(fèi)，那么就要多花精力去調(diào)查、總結(jié)、咨詢從事相關(guān)工作的朋友、公司，了解節(jié)目各種成本和預(yù)算。

5、不知道怎么讓策劃書出彩

當(dāng)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了前期的討論后，需要將大家抽象的思維轉(zhuǎn)化為具象的文字描述和圖片表達(dá)，并通過(guò)PPT很好地傳達(dá)給上級(jí)或外包執(zhí)行公司，這是一份好的策劃書制作就顯得尤為重要。經(jīng)過(guò)實(shí)踐，策劃書不要一味的追求花哨，最應(yīng)該注重的是內(nèi)容和主次，把事情表達(dá)清楚永遠(yuǎn)是第一位的，精美的包裝確實(shí)會(huì)讓策劃書提升檔次，但若你不確定自己具備這個(gè)能力，那么請(qǐng)保持清爽的版面和簡(jiǎn)單的配色，輔助以大氣的圖形和干凈的圖片，會(huì)有意想不到的效果，常常幫助你出奇制勝、脫穎而出。

6、找外包隊(duì)伍花冤枉錢

解決這個(gè)問(wèn)題的辦法只有一個(gè)，就是多詢問(wèn)、多比較、多接觸。大部分情況下，找外包執(zhí)行公司是因?yàn)橹С龅某杀疽陀谧约鹤龅某杀究偤?，在這個(gè)前提下，所謂的不花冤枉錢，大多是指執(zhí)行的轉(zhuǎn)化度是否夠高、執(zhí)行公司是否合理的分配了自身的成本和利益。所以，只要自己對(duì)行情足夠了解，多接觸幾家執(zhí)行公司，多和懂行的人聊聊天，多像有經(jīng)驗(yàn)的人請(qǐng)教，在選擇時(shí)周到慎重一些，都可以大大降低花冤枉錢的概率。

7、預(yù)算有限，要不要專業(yè)執(zhí)行年會(huì)的公司?

經(jīng)費(fèi)通常是很多麻煩的起始點(diǎn)，但又是很難抗拒的因素。大部分從業(yè)人員的經(jīng)驗(yàn)是，請(qǐng)專家、骨干和關(guān)鍵技術(shù)人員。一個(gè)好的項(xiàng)目執(zhí)行總監(jiān)，會(huì)懂得如何讓普通的員工很好的參與到晚會(huì)的執(zhí)行分工，會(huì)懂得平衡各種利益和風(fēng)險(xiǎn)，將你所能調(diào)用的資源進(jìn)行最優(yōu)的配置從而降低配置。至于關(guān)鍵技術(shù)人員，比如燈光師、音響師，大部分人會(huì)建議千萬(wàn)不要在這方面克扣過(guò)多，因?yàn)檫@將直接影響年會(huì)活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)氣氛和效果，當(dāng)然，還有風(fēng)險(xiǎn)。

8、合作的執(zhí)行公司不能很好地領(lǐng)會(huì)貫通自己部門的想法

這種情況下，通常要考慮雙方的溝通方式是否有問(wèn)題，最好的方式是雙方的關(guān)鍵人員可以花一部分時(shí)間就某幾個(gè)問(wèn)題面對(duì)面進(jìn)行溝通，第一時(shí)間判斷對(duì)方是否理解了自己的意思。

9、現(xiàn)場(chǎng)混亂，找不到了解情況的人

項(xiàng)目的執(zhí)行總監(jiān)只有1名，但各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人員都要了解整個(gè)年會(huì)的流程和環(huán)節(jié)，并安排當(dāng)場(chǎng)執(zhí)行的專職負(fù)責(zé)人員。這個(gè)人的作用就是在需要了解或有問(wèn)題要解決的時(shí)候，他可以準(zhǔn)確地將已知的信息與突發(fā)的狀況相聯(lián)系，找到解決方案，或者知道如何找到解決方案。這個(gè)人必須熟知自己負(fù)責(zé)部門的工作，盡量不要身兼數(shù)值，因?yàn)樵诂F(xiàn)場(chǎng)一旦發(fā)生情況，需要他在不影響現(xiàn)有情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行處理。

10、現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)狀況不斷

現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)狀況，最先要做的是要解決問(wèn)題，當(dāng)然，如果能立即查明問(wèn)題發(fā)生的原因，一定要第一時(shí)間留下證據(jù)，在事后總結(jié)時(shí)才能明確責(zé)任，更好的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。在現(xiàn)場(chǎng)可以立即指明問(wèn)題，但永遠(yuǎn)不要忘了解決問(wèn)題。再就是要保持冷靜，即使你的神態(tài)和動(dòng)作以及語(yǔ)音都在告訴別人你很激動(dòng)，你也要清楚自己的頭腦是可以冷靜判斷和指揮項(xiàng)目繼續(xù)進(jìn)行的。

總而言之，年會(huì)也可以說(shuō)是一種不完美的藝術(shù)，遇到麻煩是不可避免的，重要的是解決和總結(jié)。在很多時(shí)候，發(fā)生的事情并沒(méi)有你想象的那么嚴(yán)重，只要處理好，瑕不掩瑜。

舉辦年會(huì)講究的是要有隨機(jī)應(yīng)變的能力，如果做不到的就很難讓人信任這樣的企業(yè)，在這里為大家舉薦深圳天辰智業(yè)文化傳播有限公司。都是信譽(yù)良好，策劃都很獨(dú)特的。在年會(huì)中，如果真是出了問(wèn)題，他們也會(huì)很快應(yīng)付，讓你不會(huì)為了麻煩而困擾，而且在年會(huì)期間的設(shè)備都無(wú)需讓你親自去聯(lián)系尋找，這家公司全權(quán)為你負(fù)責(zé)到底，不會(huì)再半途中仍下一切，導(dǎo)致年會(huì)不能正常舉行，最重要的是價(jià)位也是合理的。