會(huì)議準(zhǔn)備工作，是保證會(huì)議順利召開(kāi)并圓滿結(jié)束的前提和基礎(chǔ)。會(huì)議要想達(dá)到預(yù)期效果，首先取決于準(zhǔn)備工作做得如何。對(duì)會(huì)前準(zhǔn)備工作的要求是：“絲絲入扣，萬(wàn)無(wú)一失” 。這就要求精心作好會(huì)前準(zhǔn)備。

1、寄發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容要全，會(huì)議“五要素”即會(huì)議名稱、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議范圍、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地址都要一一列出，缺一不可。寄發(fā)通知時(shí)，要做到“早、細(xì)、規(guī)范” 。所謂“早” ，即發(fā)通知要有適當(dāng)?shù)奶崆皶r(shí)間，以便于參加者有所準(zhǔn)備；“細(xì)”是指通知的內(nèi)容要具體、詳細(xì)，便于代表赴會(huì)；“規(guī)范” ，即通知格式要規(guī)范，要做到莊重嚴(yán)肅，行文規(guī)則。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和參加者的范圍，通知可采用張貼或郵寄的形式。郵寄時(shí)最好在信封上寫(xiě)明“會(huì)議通知，收到急轉(zhuǎn)”的字樣，以免中途耽擱，也有的用電話通知。對(duì)距離遠(yuǎn)的會(huì)議參加者，有關(guān)住宿和差旅費(fèi)報(bào)銷等問(wèn)題都應(yīng)一并寫(xiě)明。

2、選擇會(huì)議地址

會(huì)址的確定要本著適中、方便、舒適、經(jīng)濟(jì)的原則來(lái)確立。會(huì)場(chǎng)的大小，要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和參加者的多少而定。會(huì)場(chǎng)大而參加人員少，會(huì)給人一種空蕩蕩的感覺(jué)；會(huì)場(chǎng)小而參加者多，又會(huì)給人以局促之感。會(huì)場(chǎng)布置要和會(huì)議內(nèi)容相稱。在大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)門(mén)口，應(yīng)張貼“歡迎”之類的告示；如果會(huì)場(chǎng)不易尋找，應(yīng)在會(huì)場(chǎng)附近安設(shè)路標(biāo)作為指點(diǎn)。

3、確定會(huì)議內(nèi)容

會(huì)前要認(rèn)真研究確定會(huì)議的內(nèi)容，不開(kāi)無(wú)目的、無(wú)意義的會(huì)議。有些地方，開(kāi)會(huì)好像形成一種慣例，凡會(huì)必成文，凡文必開(kāi)會(huì)。會(huì)議內(nèi)容單調(diào)而且重復(fù)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，勞而無(wú)功，并不能真正解決問(wèn)題?，F(xiàn)代生活的快節(jié)奏，使人們始終生活在緊張忙碌之中，召開(kāi)無(wú)意義的會(huì)議會(huì)浪費(fèi)與會(huì)者的時(shí)間，是對(duì)他們不尊重的行為。因此，會(huì)前應(yīng)先確定內(nèi)容，對(duì)可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議，則堅(jiān)決不開(kāi)。

4、確定與會(huì)代表

在會(huì)議召開(kāi)之前，必須確定參加會(huì)議的人員名單或者人員范圍。確定的原則應(yīng)該是一切從有利于工作出發(fā)，嚴(yán)格控制與會(huì)人員范圍，做到該邀請(qǐng)的邀請(qǐng)，該控制的控制，堅(jiān)決杜絕與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員參加。邀請(qǐng)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員參加，不僅是對(duì)其他代表的不恭，也是對(duì)他本人的不敬，同時(shí)也會(huì)沖淡會(huì)議氣氛。

5、其他準(zhǔn)備工作

要把會(huì)議開(kāi)好，除以上幾條外，還應(yīng)提前做好其他準(zhǔn)備工作。應(yīng)在會(huì)前成立會(huì)務(wù)組，大型會(huì)議還應(yīng)分別成立秘書(shū)組、文娛組、生活組等，并確定各組的職責(zé)范圍，做到分工明確，落實(shí)到人。此外，還應(yīng)包括印發(fā)會(huì)議文件、制發(fā)會(huì)議證件等。總之，要做到安排妥當(dāng)，萬(wàn)無(wú)一失。